Cómo fotografiar su stand en IFEMA MADRID: qué permiten las normas y qué dejan sin resolver
Contratar a un fotógrafo para su stand en IFEMA MADRID parece una reserva sencilla, pero no lo es del todo. El recinto tiene normas escritas sobre quién puede fotografiar qué, dónde puede trabajar un fotógrafo contratado y qué ocurre con las imágenes tomadas dentro de los pabellones, y esas normas cambian según quién organice la feria. El expositor que las conoce reserva las horas adecuadas, consigue el pase correcto y publica sin sorpresas. El que no las conoce puede encontrarse con el fotógrafo esperando en un torno mientras la feria abre sus puertas.
Esta guía recoge lo que dicen las normas publicadas por IFEMA MADRID, tomadas de los propios documentos, y qué dejan sin resolver. Está pensada para expositores y para los equipos de marketing que trabajan con ellos, a menudo con sede fuera de España, que preparan la cobertura de un stand en Madrid.
Lo primero: quién organiza la feria
IFEMA MADRID publica dos normativas distintas para expositores, y la primera pregunta es cuál se aplica a su feria.
- Las ferias que organiza la propia IFEMA MADRID, como FITUR o MOMAD, se rigen por las Normas Generales de Participación. En caso de discrepancia entre versiones, prevalece la española.
- Las ferias que organiza una empresa externa que alquila el recinto se rigen por el Reglamento para Expositores, aplicable a las ferias de organización externa. En ellas el organizador externo fija buena parte del detalle práctico, y cualquier fotografía del recinto necesita antes la autorización de IFEMA.
El nombre del organizador suele figurar en la web de la feria y en el manual del expositor. Si no está claro, pregunte al servicio de atención al expositor antes de reservar nada, porque todas las respuestas posteriores dependen de ello.
Qué puede fotografiar dentro de su stand y qué no puede fotografiar fuera de él
En las ferias que organiza IFEMA MADRID, las Normas Generales de Participación (artículo 10.1) permiten a los expositores captar imágenes y realizar vídeos dentro de su propio stand, incluidas las actividades y los productos expuestos en él. El mismo artículo es igual de claro en sentido contrario: ningún stand ni ningún producto expuesto puede ser fotografiado o filmado por terceros sin la autorización de los expositores interesados.
En la práctica, eso delimita el encargo. Su stand, sus productos, su equipo y sus invitados dentro de su espacio entran en lo que puede fotografiar; su publicación se trata más abajo. Un plano general que acaba siendo una imagen del stand vecino, no, salvo que ese expositor lo haya autorizado.
En las ferias de organización externa, el Reglamento para Expositores (artículo 10) parte de otro planteamiento: las fotografías y filmaciones del recinto necesitan la autorización de IFEMA, mientras que el organizador o el expositor pueden obtenerlas libremente de lo que pertenece en exclusiva a su certamen o a su stand. Los fotógrafos profesionales contratados por el organizador o por el expositor deben limitar su trabajo al espacio autorizado por IFEMA, sin fotografiar instalaciones, objetos ni personas sin la autorización de los interesados.
Su fotógrafo durante el montaje
Los días de montaje suelen ser el mejor momento para fotografías limpias y arquitectónicas del stand, antes de los visitantes y antes de que haya folletos en cada superficie. También son el momento en que el recinto más se parece a una obra, y las normas lo tratan así.
- Las Normas Generales de Participación (artículo 15) hacen obligatorio el casco de protección, el chaleco de alta visibilidad y el calzado de seguridad durante el montaje y el desmontaje en todas las áreas de exposición.
- El mismo artículo exige además que toda empresa que realice trabajos o actividades en el espacio contratado por cuenta del expositor cumplimente en línea, antes del inicio del montaje, el formulario de prevención de riesgos laborales y coordinación de actividades empresariales. La redacción es lo bastante amplia como para incluir a un fotógrafo, así que conviene confirmarlo pronto con el organizador.
- Fuera de los días y horarios de montaje y desmontaje fijados para la feria, no se autoriza la entrada o salida de material ni la permanencia de personal en el recinto, salvo autorización expresa de IFEMA (artículo 23).
Un fotógrafo que llega con el equipo de protección puesto y la documentación ya enviada puede empezar a trabajar enseguida. El que llega sin ello puede no llegar a empezar.
Durante la feria: pases y horarios
Los días de feria el acceso está controlado, y es aquí donde se concentran la mayoría de los problemas evitables.
- Salvo que las normas específicas de la feria indiquen lo contrario, las Normas Generales de Participación permiten a los expositores acreditados acceder al pabellón desde treinta minutos antes de la hora prevista de apertura; algunas ferias, como FITUR, fijan un margen más amplio. Sea cual sea su duración, es uno de los pocos momentos en que todavía se puede fotografiar el stand terminado y vacío.
- Los pases de expositor son, por lo general, personales. Algunos manuales de feria de IFEMA indican que están reservados al personal de la empresa que atiende el stand, y los pases adicionales pueden tener coste.
- La acreditación de prensa se concede a medios de comunicación y a creadores de contenido que cumplan los requisitos. No es una vía de entrada para un fotógrafo que trabaja para un expositor.
Las páginas de acreditación de prensa de varias ferias de IFEMA indican que las productoras audiovisuales y las agencias que trabajan para expositores deben solicitar pase de expositor al cliente, así que en la práctica el pase suele salir de su propio cupo. Pregunte al organizador qué pase corresponde, cómo se solicita y en qué plazo, y pida que se lo confirmen por escrito antes de confirmar la sesión fotográfica.
Luz, sonido y pasillos
Tres normas condicionan cómo se puede iluminar y fotografiar un stand mientras la feria está abierta.
- La luz se queda dentro del stand. No está permitido proyectar imágenes ni haces de luz fuera del espacio adjudicado (artículo 5.6), y los focos no pueden dirigirse hacia el exterior del stand (artículo 28).
- El sonido tiene un límite. Las demostraciones ruidosas están prohibidas y no se pueden sobrepasar los sesenta decibelios medidos al borde del stand (artículo 8). Una entrevista en vídeo grabada en el stand tiene que ajustarse a ese límite. En las ferias de organización externa el límite lo fija el organizador, e IFEMA recomienda los mismos sesenta decibelios.
- Los pasillos quedan libres. Son vías de evacuación y deben permanecer practicables en todo momento (artículo 17). Trípodes, pies de luz y bolsas van dentro del stand, no en el pasillo.
Drones en IFEMA MADRID
La vista aérea de un stand desde el interior del pabellón es una idea habitual, y las normas lo resuelven directamente. IFEMA MADRID no autoriza el uso de drones en espacios interiores cubiertos como pabellones y oficinas (Normas Generales de Participación, artículo 25.8). En las zonas no cubiertas del recinto, su uso se rige por la normativa aeronáutica vigente y requiere la autorización previa de IFEMA, que se solicita por email a su Dirección de Servicios Feriales.
En las ferias de la propia IFEMA, el artículo 25.8 solo prevé valorar un uso interior dentro de un área mallada que impida que el aparato salga del stand, y el Reglamento para Expositores de las ferias de organización externa recoge la misma prohibición en interiores. En la práctica, una vista en picado de un stand dentro de un pabellón es cuestión de ópticas, plataformas elevadoras o un punto de vista que el organizador permita. Para los vuelos fuera de los pabellones, nuestra guía sobre permisos de dron en Madrid explica todo lo relativo al espacio aéreo.
Imágenes mientras la feria sigue abierta
Una feria dura pocos días, y las personas a las que usted quiere llegar están en los pabellones esos días. Una publicación en LinkedIn la segunda mañana, que muestre el stand lleno durante la primera jornada, rinde más que una galería completa que llega después del desmontaje. Lo mismo vale para el gabinete de prensa que necesita una imagen para una nota mientras la feria sigue siendo noticia.
Por eso planificamos la cobertura de feria por entregas y no como una única entrega al final:
- Una selección tras cada jornada, editada para redes sociales y para el gabinete de prensa, con el momento de entrega fijado en el presupuesto según sus publicaciones de la mañana siguiente.
- Un avance el mismo día durante la propia feria, disponible como opción exprés de pago reservada con antelación.
- El conjunto completo editado después de la feria, para la web, el equipo comercial y el briefing del stand del año siguiente.
El plazo de cada entrega se fija en el presupuesto según su calendario de publicación; no lo prometemos de forma genérica. Díganos cuándo salen sus publicaciones y sus notas de prensa, y organizamos la cobertura a partir de esas fechas.
Si IFEMA le fotografía
Las normas también funcionan en sentido contrario. Según el artículo 10.2 de las Normas Generales de Participación, IFEMA MADRID, junto con los medios, patrocinadores y colaboradores que contrata, puede realizar fotografías y grabaciones en las que aparezcan los asistentes de forma accesoria. Las imágenes tomadas por medios propios de IFEMA pueden utilizarse con fines informativos, de archivo, promocionales y comerciales sin límite temporal ni geográfico alguno. Otros medios acreditados pueden cubrir también la feria, y responden de su propio uso de las imágenes. El mismo artículo indica la dirección de contacto en materia de protección de datos para quien quiera ejercer sus derechos. En las ferias de la propia IFEMA, algunos manuales del expositor recogen además que el expositor autoriza a IFEMA a reproducir su stand y sus productos.
Nada de esto le impide encargar su propia cobertura. Significa que su stand también puede aparecer en las imágenes del recinto, y conviene saberlo antes de presentar un producto.
Publicar las imágenes: quién responde de qué
El artículo 10.1 de las Normas Generales de Participación sitúa la responsabilidad en el expositor: la obtención de las cesiones, autorizaciones o licencias a las que puedan quedar sujetos los contenidos es responsabilidad exclusiva del expositor. En la práctica, esto puede incluir a las personas reconocibles en imágenes de uso publicitario, las marcas de terceros presentes en el stand y otros elementos del encuadre que pertenezcan a terceros.
El uso de las imágenes es, además, una cuestión de licencia entre usted y su fotógrafo. Nuestra guía sobre licencias de fotografía por encargo explica qué debe recoger el presupuesto para que una imagen tomada en una feria pueda usarse también en la web, en un catálogo o en la campaña del año siguiente.
Lista de comprobación antes de reservar
- Confirme quién organiza la feria y, por tanto, qué normas se aplican.
- Pregunte al organizador cómo se acredita a un fotógrafo contratado por el expositor, en montaje y en los días de feria.
- Defina el encargo en torno a su stand, sus productos y sus invitados.
- Reserve las imágenes del stand vacío para el montaje o para el margen previo a la apertura.
- Mantenga la iluminación, el sonido y el equipo dentro del stand.
- Planifique las vistas aéreas interiores sin dron, salvo que, en una feria organizada por IFEMA, esta haya aprobado un área mallada.
- Fije las entregas en función de sus publicaciones y notas de prensa.
- Deje especificada la licencia en el presupuesto.
Fotografiamos stands de feria para expositores, y un stand en IFEMA MADRID se cubre dentro del espacio asignado al fotógrafo que contrata un expositor, como exigen las normas del recinto. La página de fotografía de eventos corporativos describe cómo cubrimos eventos en Madrid. Para preparar un presupuesto basta con el nombre de la feria, el pabellón, el número de stand y las fechas.
Pídanos presupuesto para su stand
Este contenido es información general, no asesoramiento jurídico. Las normas de cada feria, el manual del expositor correspondiente y las instrucciones del organizador prevalecen siempre.