Contratar a un fotógrafo en España: cómo funciona el proceso para una empresa extranjera
Una empresa con sede fuera de España que necesita fotografiar una instalación, un edificio o un acto de inauguración en España compra dos cosas a la vez: una sesión de fotografía y el alta de un nuevo proveedor, que debe pasar por su propio departamento de compras. La fotografía es la parte que todo el mundo imagina. La parte que decide si el proyecto sale según lo previsto es lo que la rodea: qué recoge el presupuesto, quién lo aprueba, qué documentos exige la instalación antes de que nadie entre y qué permite la licencia una vez existen las imágenes.
Esta guía explica cómo funciona ese proceso cuando el cliente está fuera y el trabajo está en España. Sigue el orden en el que ocurren las cosas, desde la primera consulta hasta la factura que cierra el expediente, y describe nuestro proceso en TKM Photo, no uno genérico.
Qué compra realmente un cliente internacional
Tres cosas, presupuestadas por separado porque son decisiones distintas:
- La producción. La sesión en sí: jornadas en el emplazamiento, el material técnico que requiere el trabajo, los desplazamientos y la edición que convierte las tomas en archivos terminados.
- El acceso. Todo lo que debe estar resuelto antes de que se permita entrar con una cámara: acreditaciones de seguridad, el certificado de seguro en manos de su responsable de prevención, la charla de acogida en la instalación y cualquier permiso que exija el emplazamiento o el espacio aéreo que lo cubre.
- La licencia. Quién puede publicar las imágenes, dónde, durante cuánto tiempo y si alguien más del proyecto puede utilizarlas. Es una cesión escrita, no una consecuencia automática de pagar la factura.
Un presupuesto que valora lo primero y calla sobre lo demás no es más barato. Simplemente ha dejado dos decisiones para más adelante, cuando salen más caras.
La consulta inicial y qué conviene enviar con ella
La mayoría de las consultas que llegan del extranjero son un párrafo y una fecha. Eso basta para abrir una conversación y no basta para presupuestar. Seis datos convierten una consulta en un presupuesto que responde al proyecto real:
- Qué se va a fotografiar y dónde. La dirección del emplazamiento, o las direcciones si hay más de uno.
- Para qué se van a usar las imágenes: web y redes, un informe interno, una feria, prensa, publicidad de pago. Esto es lo que define la licencia.
- Las fechas que importan y cuáles de ellas no se pueden mover.
- De quién es el emplazamiento y quién controla el acceso, cuando no es su propia empresa.
- Si además de fotografía fija se quiere fotografía aérea con dron, escaneado 3D o vídeo.
- Sus requisitos de compras: formularios de proveedor, proceso de pedido, portal de facturación, coberturas mínimas de seguro.
El último punto es el que más se olvida y el que más retrasa los proyectos. El alta de un proveedor extranjero tarda lo que tarden sus sistemas, y no cuesta nada tramitarla en paralelo con la planificación de la producción. Si se inicia después de la sesión, bloquea la factura y todo lo demás se queda esperando con ella.
Qué debe recoger el presupuesto, partida por partida
Un presupuesto que se puede comparar con otro es el que detalla las variables en lugar de esconderlas en un importe global. El nuestro se entrega desglosado, y estas son las partidas que importan:
- Los emplazamientos y las jornadas en cada uno, con medias jornadas cuando procede.
- Qué se entrega: cuántas imágenes terminadas, en qué formatos y a qué resolución.
- La fotografía aérea con dron, el escaneado 3D y el vídeo como partidas independientes, porque cada una lleva su propia planificación y, en el caso del dron, sus permisos.
- Desplazamiento y alojamiento cuando el trabajo es fuera de Madrid, presupuestados de forma visible y no diluidos en la tarifa diaria.
- La licencia, en una partida propia.
- Una fecha de entrega para el proyecto, acordada y no dada por supuesta.
- Cuándo vence el pago y contra qué documento.
No publicamos un plazo de entrega fijo en una guía, porque el plazo real depende de cada proyecto: de la envergadura de la sesión, del número de emplazamientos y de la fecha en la que se necesitan las imágenes. Esa fecha va en el presupuesto, donde puede acordarse antes de empezar en lugar de descubrirse después.
La licencia se decide en el presupuesto, no después
Comprar fotografía es comprar el permiso para publicarla. En España ese permiso se interpreta de forma restrictiva cuando el contrato guarda silencio, de modo que una licencia no escrita es más limitada de lo que el comprador puede suponer. Concretar los soportes, el territorio, la duración, si es exclusiva y si puede cederse a la empresa matriz o a un socio ocupa un párrafo en la fase de presupuesto y deja la cuestión resuelta antes de empezar.
Esto importa más, y no menos, cuando el cliente está fuera, porque las imágenes suelen viajar: una instalación española fotografiada para un grupo con sede en otro país rara vez se publica solo en España. Nuestra guía sobre licencias de imagen en fotografía por encargo repasa los cinco parámetros y qué conviene incluir en el briefing.
Pedidos, alta de proveedor y contrato
Según nuestra experiencia, las grandes empresas rara vez firman el contrato que propone el fotógrafo. Usan su propia documentación, y suele llegar como un pedido de compra con sus condiciones generales de compra adjuntas. Eso funciona, siempre que la licencia y las condiciones de entrega del presupuesto se trasladen al pedido en lugar de quedar sustituidas por él.
El presupuesto es una oferta. Se convierte en encargo cuando usted lo aprueba o emite un pedido contra él. Luego viene la producción, después la entrega y por último la factura del trabajo. El propio presupuesto indica también en qué momento queda bloqueada la fecha, de modo que los hitos de pago se conocen antes de comprometerse a nada. Cuatro documentos suelen acompañar a esa secuencia:
- Un formulario de alta de proveedor. Datos bancarios y datos de identificación de la empresa para su sistema de compras. Nuestros datos registrales están publicados en el aviso legal.
- Un certificado de seguro. Cobertura de responsabilidad civil, con el certificado remitido a su jefe de proyecto o a su responsable de prevención previa solicitud.
- Un pedido de compra. Emitido con referencia al número de presupuesto, para que la factura recoja esa misma referencia.
- El alta en el portal. Si su empresa recibe facturas a través de un portal de facturación, pedimos que el alta se haga antes de la sesión y no después.
Los briefings, los presupuestos, los contratos y las facturas se redactan en inglés.
El acceso: qué exige la instalación antes de la sesión
El acceso es la parte que suele sorprender a las empresas que contratan en España por primera vez, porque las condiciones las pone la instalación y no el cliente. Una planta en funcionamiento, una obra en ejecución o una terminal de aeropuerto tienen cada una su propio protocolo de acceso, y un fotógrafo que se presenta sin la documentación difícilmente entra, con independencia de quién haya contratado la jornada.
En trabajos industriales y de obra eso significa normalmente formación en PRL, los EPI del propio fotógrafo, el certificado de seguro enviado con antelación y la charla de acogida ese mismo día. Nosotros disponemos de esa documentación y la remitimos con antelación al responsable de prevención del emplazamiento. Nuestro artículo sobre credenciales y seguridad en fotografía industrial explica qué es cada documento y por qué lo piden las instalaciones.
El trabajo con dron añade el espacio aéreo a la ecuación. Los vuelos se realizan como operador registrado en AESA y se planifican en función del espacio aéreo sobre ese emplazamiento concreto, y es ese espacio aéreo, más que la sesión en sí, lo que marca la antelación necesaria. Cuando el emplazamiento está dentro de espacio aéreo controlado, esa planificación empieza antes. La guía sobre permisos de dron en Madrid explica cómo funciona el trámite, y nuestro artículo sobre cómo planificar un vuelo con dron en el espacio aéreo de Madrid detalla qué decide el calendario.
Idioma de trabajo y quién es su interlocutor
Con usted, el proyecto se gestiona en inglés y sobre el terreno se coordina en español, que es lo que necesita la mayoría de los clientes internacionales: briefing, alcance e informes en el idioma en el que trabaja su equipo, mientras que el trato con la instalación, las solicitudes de acceso y la coordinación local se hacen en español. No hay intermediarios comerciales. El fotógrafo que presupuesta el proyecto es el que pisa el emplazamiento.
Los nombres de archivo, los metadatos y la documentación de entrega pueden prepararse en inglés, en español o en ambos idiomas, algo que importa cuando las imágenes las usan a la vez un equipo local y la sede central.
Entrega y cierre del proyecto
Los archivos terminados llegan por enlace de descarga seguro, organizados por emplazamiento o por fase, en los formatos que pide el uso final. Las imágenes entregadas se conservan en nuestro archivo tras la entrega, de modo que una petición posterior de otro equipo, o de una empresa que se incorpora al proyecto más tarde, se resuelve con una licencia propia y sin necesidad de una nueva sesión.
El proyecto se cierra con una factura española, con número de identificación fiscal español, emitida después de la entrega. Nuestras preguntas frecuentes explican cómo emitimos facturas a empresas de fuera de España, y su gestor o su asesor fiscal es quien debe confirmar el tratamiento que corresponde en su caso.
Fotografiamos instalaciones industriales, edificios, espacios comerciales y eventos corporativos en Madrid y en toda España, la mayoría de las veces para empresas radicadas en otro país. Las páginas de fotografía industrial y fotografía de arquitectura explican cómo se desarrollan esas producciones, y con un briefing y una fecha basta para recibir un presupuesto.
Consúltenos sobre un proyecto en España
Este artículo describe nuestro propio proceso de contratación y tiene carácter informativo general. No constituye asesoramiento jurídico, contractual ni fiscal, y sus propios asesores tienen la última palabra.