Cómo se prepara una sesión duty free en el Aeropuerto de Estambul
Las marcas que fotografían una tienda duty free en el Aeropuerto de Estambul suelen descubrir lo mismo en el primer correo. Lo difícil no es la fotografía. Lo difícil es llevar a un equipo y varias maletas de material a la zona de embarque (lado aire), pasar dos controles de seguridad y uno de aduanas, y llegar el día y a la hora en que la tienda esté lista. Esta guía está pensada para el equipo de marca, de travel retail o de agencia que escribe ese correo. Explica qué ocurre entre el briefing y la sesión, de qué nos ocupamos nosotros y qué necesitamos de ustedes y en qué momento.
En aviación se usa el código del aeropuerto, IST. En travel retail se le conoce como INA, Istanbul New Airport. Los dos nombres designan la misma terminal, y su duty free lo opera Unifree.
Lo primero, quién tiene el acceso
Nadie entra en una tienda de la zona de embarque con una cámara y una lista de tomas. La fotografía en el Aeropuerto de Estambul la autoriza iGA, el operador del aeropuerto, y la primera pregunta para cualquier marca es si el fotógrafo ya está dentro de ese sistema o tiene que solicitar el acceso desde fuera.
TKM Photo es fotógrafo autorizado en el Aeropuerto de Estambul. Contamos con una licencia fotográfica anual de iGA, algo que tienen muy pocos fotógrafos, y esa licencia es la que nos da la condición de autorizados. No sustituye al permiso que sigue necesitando cada sesión. Lo que cambia es quién lo tramita y cómo. Preparamos y presentamos cada solicitud de permiso nosotros mismos, gracias a esa condición y a los contactos que hemos establecido dentro del aeropuerto. Con Unifree, el operador de las tiendas, mantenemos una relación de trabajo continuada, y los equipos de tienda nos conocen. Trabajamos en Estambul con un equipo fijo, por lo que una sesión en el aeropuerto no conlleva gastos de desplazamiento.
Para la marca, esto significa no registrarse en ningún sitio, no buscar un interlocutor en el aeropuerto y no redactar ninguna solicitud.
Qué contiene el expediente del permiso
Cada sesión tiene su propio expediente, y el aeropuerto lo revisa con detalle. Incluye a todas las personas que estarán en la terminal, con su documento de identidad y su alta en la Seguridad Social turca. Indica con exactitud dónde se va a trabajar, hasta la tienda y la zona, y en qué horario. Enumera el material pieza por pieza e incluye el seguro que cubre al equipo. A partir de él se tramitan aparte el permiso de aduanas y las tarjetas personales de acceso a zona restringida.
Nada de esto es papeleo de la marca. Es nuestro. Para empezar a planificar, necesitamos que concreten dos cosas, qué tienda o mostrador se va a fotografiar y dónde se van a usar las imágenes. Todo lo demás parte de ahí.
Dos controles de seguridad, y el material se elige pensando en ellos
El equipo y el material pasan dos veces por seguridad. La primera es el control habitual a la entrada de la terminal. La segunda es el control de personal que da acceso a la zona de embarque, donde están las tiendas. Cada maleta pasa por el escáner las dos veces, así que el material se prepara para que se vea con claridad en el escáner y se pueda abrir sin complicaciones.
Las baterías reciben un trato especial. Cada batería de cámara, de repuesto y de flash se declara una a una, no en bloque. Elegimos el material de cada sesión teniendo esto en cuenta.
La aduana controla la lista exacta, a la entrada y a la salida
La zona duty free es una zona aduanera, y el material profesional no puede entrar y salir sin más. Para cada sesión declaramos la lista completa, cada cuerpo de cámara, cada objetivo, el trípode, las baterías de repuesto y las tarjetas de memoria, y la aduana emite un permiso para esa sesión y esa lista. La policía la comprueba al entrar y otra vez al salir.
Para la marca, esto tiene una consecuencia práctica. Lo que figura en la lista es lo que se puede usar. Un segundo cuerpo de cámara, un objetivo más o un equipo de vídeo que alguien decida añadir la misma mañana no se puede incorporar en el control. Si el briefing puede ampliarse a vídeo, entrevistas o un mostrador más, avísennos antes de que presentemos el expediente, no el mismo día.
Fotografiar en una terminal que no cierra
Las tiendas del Aeropuerto de Estambul no cierran por una sesión y el flujo de pasajeros no se detiene. Normalmente trabajamos de día, en pleno horario comercial. Se aplican las normas internas de la tienda, y la sesión se adapta a los pasajeros y al trabajo de la propia tienda.
Por eso trabajamos con un despliegue mínimo. Nada de pies de luz en los pasillos, iluminación compacta fuera del paso de los pasajeros, planos generales en los momentos más tranquilos y detalles mientras la tienda está llena. El personal sigue atendiendo durante toda la sesión. Cuando aparecen en imagen asesoras, maquilladoras o clientes, la cesión de derechos de imagen se acuerda antes con la marca.
La mayoría de las marcas programan la sesión poco después de la apertura de un nuevo espacio, cuando el mostrador ya está totalmente surtido y el equipo se ha asentado. También se pueden cubrir los eventos de apertura, con su propio permiso. Nuestra forma de trabajar en una tienda que sigue abierta está explicada en fotografía de retail con la tienda abierta. En el aeropuerto se aplican los mismos principios, con un control más estricto.
El briefing lo envía la marca
El briefing creativo lo envía la marca, no el operador de la tienda. Las normas internas de la tienda se aplican en cada sesión y las respetamos. Lo que deben conseguir las imágenes lo decide la marca. Un briefing que nos permite prepararnos bien incluye lo siguiente.
- la tienda, el mostrador o la góndola que se va a fotografiar, y la zona de la terminal en la que está
- la lista de tomas, con las imprescindibles marcadas primero
- las directrices visuales de la marca y el planograma o plan de visual merchandising de ese espacio
- qué productos deben aparecer y cuáles todavía no pueden mostrarse
- si va a haber personas en imagen, como asesoras, maquilladoras o modelos, y quién gestiona la cesión de sus derechos de imagen
- dónde se van a usar las imágenes, por ejemplo prensa, redes sociales o informes internos, porque también se indica en la solicitud del permiso
- la fecha de entrega que necesitan
Qué enviar y cuándo
El calendario lo marca el expediente del permiso, así que importa el orden en que nos llega cada cosa.
- En cuanto haya una fecha probable, indíquennos la fecha, la tienda y el uso previsto de las imágenes. Con eso podemos empezar a preparar el expediente.
- Confirmen la fecha y envíen el briefing con antelación suficiente para que la solicitud se presente al menos quince días antes de la sesión. La tarifa aeroportuaria que publica DHMİ, la autoridad estatal de aeropuertos de Turquía, fija quince días como antelación mínima para la solicitud escrita de rodaje o sesión fotográfica. La solicitud se dirige al aeropuerto y a la autoridad civil local, e indica la hora de inicio y de fin y el número total de personas del equipo.
- Antes de que presentemos el expediente, confirmen cualquier cambio que afecte a las personas o al material, como vídeo o una ubicación adicional.
- Para el día de la sesión, designen a una persona de la marca que pueda aprobar una toma sobre la marcha si el espacio montado no coincide con lo previsto.
Los festivos oficiales de Turquía alteran este calendario, porque la aduana y las tarjetas de acceso siguen los días laborables oficiales. Los comprobamos al fijar la fecha y, si alguno cae dentro del plazo, se lo decimos antes de que cierren la fecha.
Un mismo fotógrafo más allá de Estambul
Muchos programas de travel retail abarcan varios aeropuertos. Fotografiamos tiendas duty free para las marcas de Estée Lauder Companies, Dolce & Gabbana y Clarins. Nuestro trabajo en aeropuertos abarca Estambul y Antalya y aeropuertos de España y del resto de Europa, entre ellos Madrid, Lisboa, Copenhague, Sofía, Alicante, Málaga y Palma. Cada aeropuerto tiene su propio proceso de acceso, mientras la marca mantiene un solo fotógrafo y un solo estándar. El caso práctico de retail en aeropuertos muestra el trabajo y las marcas que hay detrás.
Si están preparando una sesión en el Aeropuerto de Estambul, indíquennos qué tienda quieren fotografiar, la fecha prevista y dónde se usarán las imágenes. Les diremos qué necesita el expediente y en qué plazos.
Planifiquen con nosotros su sesión en el Aeropuerto de Estambul